Использование личного автомобиля работником

При использовании личного автомобиля работником в производственных целях, организация или индивидуальный предприниматель может уменьшить доходы на величину денежной компенсации в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп.12 п.1ст.346 НК РФ).

Компенсация за использование автомобиля

Нормы компенсации утверждены в постановлении Правительства РФ № 92 от 08.02.2002 года и зависят от объема двигателя:
— 1200 рублей для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см.;
— 1500 рублей для автомобилей в объемом двигателя более 2000 куб. см.

Вышеназванные суммы компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля предприниматель может включить в состав расходов при расчете налоговой базы по единому налогу. Условием является лишь экономическая оправданность и документальное подтверждение расходов.

Это же мнение высказывает Минфин России в письме № 03-11-04/2/40 от 08.08.2005 года.
При этом выплата компенсации работнику может производиться при условии использования личного автомобиля в предпринимательской деятельности, сопряженной с постоянными служебными поездками в соответствии с должностной инструкцией.

В сумме компенсации учтены расходы на эксплуатацию автомобиля (ГСМ, износ, ремонт, техническое обслуживание). Организация или предприниматель не учитывают дополнительные затраты на автомобиль.

Компенсация начисляется и выплачивается ежемесячно в сроки выплаты зарплаты и не зависит от числа календарных дней в месяце. При временном отсутствии работника (отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.), компенсация не выплачивается, так как личный автомобиль не используется.

Документы для выплаты компенсации

Для оформления выплаты компенсации, говорится в письме УФНС России по г.Москве № 18-11/3/25186 от 31.03.2006 г., необходимо издать приказ руководителя с указанием суммы компенсации и представить документы на автомобиль. Если работник является владельцем автотранспорта, это будет копия технического паспорта. При управлении автомобилем по доверенности, копии техпаспорта и доверенности.

При личном владении автомобилем, сумма компенсации не облагается НДФЛ, а при управлении по доверенности — облагается налогом на доходы. Организация или предприниматель должен начислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ. Страховые взносы на компенсацию не начисляются в любом случае.

Аренда автомобиля с экипажем

Вместо выплаты компенсации, возможно заключение с работником договора аренды личного автомобиля. По Гражданскому кодексу различают аренду с экипажем и без него.

В ст.632 ГК РФ предполагается возможность заключения договора аренды автомобиля с экипажем, то есть наряду с предоставлением в аренду автотранспорта, работник управляет им и занимается его техническим обслуживанием. При этом арендатор оплачивает только расходы по эксплуатации автомобиля (ГСМ и расходные материалы) (ст.636 ГК РФ).

Поддержание рабочего технического состояния, в том числе ремонт (текущий и капитальный), а также его страхование — за счет работника (ст.634, ст.637 ГК РФ).

Аренда автомобиля без экипажа

При подписании договора аренды транспортного средства без экипажа, работник отдает в аренду только автомобиль, сам же им не управляет (ст.642 ГК РФ). При этом виде договора (ст.644 ГК РФ), расходы по ремонту автомобиля несет организация или предприниматель.

Если в договоре аренды не указано иное, арендатор оплачивает также расходы по эксплуатации, страхованию и содержанию автомобиля.

В КУДИР в прочие расходы на содержание служебного автотранспорта можно включить расходы на содержание и эксплуатацию (мойка, стоянка, техосмотр и др.) (пп.12 п.1 ст.346.16 НК РФ). Для включения расходов по содержанию на платной стоянке, нужен договор с автостоянкой.

Расходы на покупку ГСМ включаются в материальные затраты текущего периода (пп.5 п.1 ст.346.16 и пп.5 п.1 ст. 254 НК РФ).

Расходы на ремонт ( капитальный и текущий), учитываются в отчетном периоде по фактическим затратам (пп3 п1 ст.346.16 НК РФ).

Документы для учета затрат

В том же письме УФНС по г.Москве № 18-11/3/25186 от 31.03.2006 г. указывается, что расходы нужно подтвердить соответствующими документами, например:
1.договоры с поставщиками, заказчиками;
2.путевые листы на автомобиль;
3.акты о снятии показаний спидометра;
4.утвержденные нормы расхода ГСМ;
5.чеки, квитанции, накладные на приобретение ГСМ;
6.чеки, квитанции, платежные поручения на оплату ГСМ и др.

Использование личного автомобиля предпринимателя

Использование личного автомобиля предпринимателя, как и было сказано ранее, тоже должно быть обосновано и документально подтверждено. При этом, ИП не может выплачивать себе компенсацию или заключать сам с собой договор аренды. Если по стоимости автомобиль является основным средством, он должен быть учтен в составе основных средств. Документы, подтверждающие затраты на эксплуатацию автомобиля, такие же, что и при аренде.

Таким образом, возможно использование личного автомобиля работником с выплатой компенсации или по договору аренды. При этом обязательно обоснование производственной необходимости и документальное подтверждение расходов.

Получайте новые статьи блога прямо к себе на почту:

Введите свой E-mail:

Вопросы и ответы (8)